Datenschutz

Bei Lease a Bike nehmen wir den Schutz Ihrer Daten ernst. Datenschutz liegt uns im Blut, und wir gestalten unsere Plattform, unsere Websites und unsere Lösungen so, dass Ihre Privatsphäre und die Ihrer Mitarbeiter gewahrt bleibt – für ein sorgenfreies Fahrradleasing.

Einige wichtige Schwerpunkte im Hinblick auf den Datenschutz sind:

1. Regelmäßige Überprüfung unserer Datenschutzkonformität

Wir respektieren die Privatsphäre unserer eigenen Mitarbeiter, unserer Kunden und Partner sowie deren Mitarbeiter. Deshalb nehmen wir den Datenschutz sehr ernst. Wir führen jährlich eine IT-Risikobewertung und eine Business Impact Assessment (BIA) durch, um sicherzustellen, dass Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen umgesetzt werden, die den neuesten Datenschutzgesetzen und dem aktuellen Stand der Cybersicherheitsbedrohungen entsprechen.

2. „Security by Design“ und „Privacy by Design“ garantiert

Für alle neuen digitalen (IT-System-)Initiativen und Änderungen an bestehenden Prozessen oder (neuen) Drittanbietern gibt es eine obligatorische „Security by Design“- und „Privacy by Design“-Prüfung, um sicherzustellen, dass Datenschutz und Sicherheit von Anfang an bei allen (neuen) erhobenen und/oder verarbeiteten personenbezogenen und/oder vertraulichen Daten berücksichtigt werden.

3. Anwendung des Grundsatzes der Datenminimierung

Bei den (personenbezogenen) Daten, die über unsere Plattform für den Fahrradleasing-Prozess erhoben und verarbeitet werden, wird der Grundsatz der Datenminimierung angewendet. Das bedeutet, dass wir nur die für den Fahrradleasing-Prozess unbedingt erforderlichen (personenbezogenen) Daten erheben und verarbeiten.

4. Personenbezogene Daten im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR)

Wir sind bestrebt, alle personenbezogenen Daten an einem Ort zu speichern, der ausreichende Datenschutzgarantien bietet. Daher bemühen wir uns sicherzustellen, dass alle personenbezogenen Daten innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) gespeichert werden.

5. Regelmäßige Überprüfung der Datenschutzerklärung, der Nutzungsbedingungen und der Cookie-Richtlinie / der Symbolleiste

Ein wesentlicher Aspekt des Datenschutzes besteht darin, Sie transparent und umfassend darüber zu informieren, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, wie wir diese verarbeiten und wie wir sie schützen. Die wichtigsten Dokumente hierfür sind die Datenschutzerklärung, die Nutzungsbedingungen, die Cookie-Erklärung und die Cookie-Symbolleiste. Diese Dokumente werden regelmäßig vom Datenschutzbeauftragten (im Rahmen der Datenschutzkontrollen) überprüft, um sicherzustellen, dass sie weiterhin im Einklang mit den neuesten datenschutzrechtlichen Vorschriften und der Rechtsprechung sowie unseren internen Datenschutzanforderungen stehen.

6. Strenges Lieferantenmanagement

Wir legen Wert darauf, ausschließlich geeignete externe Lieferanten zu beauftragen, und haben strenge Kontrollmechanismen für das Lieferantenmanagement eingeführt. Alle neuen Drittanbieter werden im Rahmen des „Security and Privacy by Design“-Aufnahme- und Bewertungsverfahrens überprüft, um festzustellen, welche Maßnahmen erforderlich sind (z. B. eine Datenverarbeitungsvereinbarung, zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen), und um die Umsetzung dieser Maßnahmen vor der Inbetriebnahme zu überwachen.

7. Einrichtung der Datenaufbewahrung

Die Aufbewahrung personenbezogener Daten umfasst die fristgerechte Löschung von Daten, sobald diese für den Fahrradleasingprozess oder die einschlägigen Rechtsvorschriften nicht mehr benötigt werden. Wir überprüfen daher regelmäßig, ob die Richtlinien zur Datenaufbewahrung in den verschiedenen Ländern noch aktuell sind, und führen eine Bewertung durch, um festzustellen, welche (personenbezogenen) Daten gelöscht werden können.

8. Einsatz professioneller Datenschutz-Management-Software

Als Verantwortlicher für die Fahrradleasing-Plattform sind wir für Datenschutzprozesse zuständig, wie beispielsweise die Führung eines Verarbeitungsverzeichnisses (RoPA), die Bearbeitung von Anträgen betroffener Personen, den Umgang mit (potenziellen) Datenschutzverletzungen sowie die Durchführung von Sicherheits- und „Privacy by Design“-Prüfungen und -Bewertungen. Daher haben wir für diese Prozesse professionelle Software implementiert, um eine angemessene, zeitnahe und lückenlose Erfassung, Verarbeitung und Überwachung von Folgemaßnahmen sicherzustellen.

Wenn Sie weitere Informationen zu unserem Datenschutzkonzept wünschen, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer oder besuchen Sie unser Trust Center.

Häufige Fragen

: Lease a Bike gehört zur BMS Group und zu Pon Holdings. Lease a Bike hat einen eigenen Datenschutzbeauftragten (DSB) ernannt, der dem Pon Security and Privacy (S&P) Office angehört. Das Pon S&P Office ist eine eigenständige Abteilung innerhalb der Pon Holdings-Gruppe, deren Aufgabe es ist, alle Unternehmen zu beraten, zu bewerten und zu überwachen, um sicherzustellen, dass sie die Sicherheits- und Datenschutzanforderungen sowie die einschlägigen Datenschutzgesetze einhalten. Die Überwachung umfasst beispielsweise auch regelmäßige Datenschutz-Audits. Der Datenschutzbeauftragte der BMS Group berichtet an Lease a Bike und den Vorstand von Pon Holdings über den Stand des Datenschutzes und verfolgt die Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen.
Darüber hinaus verfügt Lease a Bike über ein SOC 2®-Zertifikat vom Typ 2, das belegt, dass die entsprechenden Datenschutzmaßnahmen umgesetzt sind.
: Diese Frage ist zwar verständlich, doch ist es gängige Praxis, dass Mobilitätsanbieter im Bereich Fahrradleasing keine Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) abschließen. Zwischen dem Arbeitgeber und Lease a Bike besteht eine Beziehung „Verantwortlicher – Verantwortlicher“, weshalb eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) mit Lease a Bike nicht erforderlich ist. Weitere Einzelheiten finden Sie in der Frage zum Thema „Beziehung zwischen Verantwortlichen“.
: Der Arbeitgeber steht in einer Verantwortlicher-zu-Verantwortlicher-Beziehung zu Lease a Bike, weil:
Sie als Arbeitgeber sind ein Verantwortlicher, da Sie:
den Hauptzweck („Warum“) festlegen: Sie bestimmen, welche ausgewählten Mitarbeiter Ihres Unternehmens am Fahrradleasing teilnehmen dürfen.
die „Mittel“ (wie) festlegen, indem Sie den Umfang des Fahrradleasings bestimmen, z. B.:
Genehmigung von Leasinganträgen Ihrer Mitarbeiter auf der Fahrradleasing-Plattform;
Anzahl der Fahrräder, Höchstpreis und Fahrradtyp;
ob der Mitarbeiter frei über ein Servicebudget entscheiden kann oder ob das Mindestbudget vor Vertragsunterzeichnung erhöht werden kann;
Wie viele Fahrräder einzelne Mitarbeiter für sich selbst oder für ihre gesamte Familie leasen können.
Wir als „Lease a Bike“ sind ebenfalls ein Verantwortlicher, da wir:
die (personenbezogenen) Daten direkt von Ihrem Mitarbeiter erheben und die (personenbezogenen) Daten in der Fahrradleasing-Plattform gemäß den „Zwecken“ (warum) verarbeiten, die dem Mitarbeiter über die Datenschutzerklärung mitgeteilt wurden;
Ihren Mitarbeiter bitten, den Nutzungsbedingungen für die Fahrradleasing-Plattform zuzustimmen, und somit in einem direkten Vertragsverhältnis mit dem Mitarbeiter stehen;
die „Mittel“ (wie) der Verarbeitung festlegen (z. B. die Arten der zu verarbeitenden Daten, Aufbewahrungsfristen, wer Zugriff erhält, den Speicherort der Daten, beteiligte Dritte), wie in den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung festgelegt und von Ihrem Mitarbeiter bei der Registrierung auf dem Fahrradleasing-Portal vereinbart;
unsere Rolle als Verantwortliche wahrnehmen, z. B. durch die Führung eines Verzeichnisses der Auftragsverarbeiter, die Bearbeitung von Anträgen Ihrer Mitarbeiter auf Ausübung ihrer Rechte als betroffene Personen sowie die Bearbeitung und Meldung von Datenschutzverletzungen.
Vorteile für den Arbeitgeber sind:
Da Lease a Bike die volle Verantwortung trägt, stellen wir sicher, dass Datenschutz und Sicherheit den geltenden Standards entsprechen. Daher verfügen wir über einen SOC 2®-Typ-2-Prüfbericht. Dieser Bericht gibt Ihnen als Arbeitgeber Sicherheit hinsichtlich der umgesetzten Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen;
Lease a Bike ist für die Abwicklung aller datenschutzbezogenen Aktivitäten verantwortlich, wie z. B. die Bearbeitung von Anträgen auf Ausübung der Rechte betroffener Personen, die Führung eines Datenregisters sowie den Umgang mit Sicherheitsvorfällen und Datenschutzverletzungen. Dies spart Ihnen als Arbeitgeber viel Zeit.
Nicht Sie als Arbeitgeber, sondern Lease a Bike trägt die volle Verantwortung für etwaige datenschutzbezogene Bußgelder der Datenschutzbehörden;
Der Fahrradleasing-Prozess und die Plattform müssen nicht den branchenspezifischen Vorschriften entsprechen, denen Ihr Unternehmen unterliegt. Es ist daher kein zusätzlicher Aufwand Ihrerseits erforderlich, um die Einhaltung der Vorschriften zu überprüfen.
Wir verfügen außerdem über ein ausführliches Dokument, in dem die oben genannten Punkte näher erläutert werden. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an Ihren Vertriebsmitarbeiter.
: Ja, wir verfügen über einen Anhang, der dem Rahmenvertrag für das Fahrradleasing beigefügt werden kann, um die Verantwortlichkeiten zwischen Ihnen als Arbeitgeber und uns genauer zu definieren.
Bitte beachten Sie, dass dies nicht durch datenschutzrechtliche Vorschriften vorgeschrieben ist und nur dann erfolgt, wenn Sie als Arbeitgeber dies wünschen. Wenden Sie sich für weitere Informationen bitte an Ihren Vertriebsmitarbeiter.
: Nein, die von Ihren Mitarbeitern angegebenen (personenbezogenen) Daten werden uns direkt vom Mitarbeiter bei der Registrierung auf der Fahrradleasing-Plattform übermittelt. Diese (personenbezogenen) Daten sind Ihnen als Arbeitgeber möglicherweise gar nicht bekannt, da sie auch eine private E-Mail-Adresse oder eine private Telefonnummer umfassen können. Daher können wir Ihnen als Arbeitgeber nicht alle Daten zur Verfügung stellen. Selbstverständlich löschen wir (personenbezogene) Daten gemäß den (gesetzlichen) Aufbewahrungsfristen.
: Nein, der Fahrradleasing-Prozess und die Fahrradleasing-Plattform sind Prozesse, die außerhalb Ihrer primären Geschäftsprozesse liegen. Ein wichtiger Grund dafür ist, dass die Entscheidung, am Fahrradleasing-Prozess teilzunehmen, bei Ihrem Mitarbeiter liegt und nicht bei Ihnen als Arbeitgeber. Daher muss der Fahrradleasing-Prozess nicht den branchenspezifischen Vorschriften (wie im Bankwesen, in der Telekommunikation, im öffentlichen Dienst oder im Gesundheitswesen) entsprechen. Selbstverständlich nehmen wir Sicherheit und Datenschutz äußerst ernst, weshalb wir über einen SOC-2-Prüfbericht für unseren Fahrradleasing-Prozess und unsere Plattform verfügen.