Was passiert bei der Kündigung von Mitarbeitenden mit Dienstrad?
Bei der Kündigung von Mitarbeitenden mit Dienstrad läuft der Leasingvertrag zunächst weiter, da Ihr Unternehmen Vertragspartner*in ist. Bis zum letzten Arbeitstag ändert sich dabei in der Regel nichts: Die Gehaltsumwandlung läuft und das Rad bleibt in Nutzung. Für die Zeit danach gibt es vier Wege: einen Nutzer*innen-Wechsel, eine vorzeitige einvernehmliche Auflösung, einen Unternehmenswechsel oder die Rückgabe des Leasingbikes. Welcher Weg passt, hängt vor allem davon ab, ob die ausscheidende Person das Rad behalten möchte und ein Kaufangebot möglich ist. Ihr Vorteil als Arbeitgeber*in: Bei Lease a Bike stehen diese Wege für jeden Austritt bereit.
Wichtiger Hinweis: Dieser Beitrag ordnet ein, was bei der Kündigung von Mitarbeitenden mit Dienstrad gilt, ersetzt aber keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die konkrete Ausgestaltung klären Sie am besten mit Ihrer Steuer- bzw. Rechtsberatung.
Das Wichtigste im Überblick.
Endet der Leasingvertrag mit der Kündigung? Nein. Er läuft zunächst weiter, da Ihr Unternehmen Leasingnehmer*in ist.
Wer zahlt die Raten nach dem Austritt? Ihr Unternehmen schuldet sie der Leasinggesellschaft – bis eine Anschlusslösung greift.
Was gilt in der Kündigungsfrist? In der Regel läuft die Gehaltsumwandlung bis zur letzten Gehaltsabrechnung weiter.
Welche Wege gibt es danach? Grundsätzlich gibt es vier Wege: einen Nutzer*innen-Wechsel, eine vorzeitige einvernehmliche Auflösung, den Unternehmenswechsel oder die Rückgabe.
Können Mitarbeitende das Rad behalten? Ja, per Übernahme nach einvernehmlicher Auflösung. Auf Wunsch finanzieren sie den Kaufpreis über FINANCE A BIKE.
Und wenn das neue Unternehmen das Rad übernimmt? Dann wird der Vertrag nach erfolgreicher Bonitätsprüfung umgeschrieben.
Und beim Renteneintritt? Es gelten dieselben vier Wege – ebenso beim Wechsel in die Selbstständigkeit.
Was sollten Sie vorab regeln? Den Austritt im Überlassungsvertrag. Wichtig: Einen Übernahmepreis dürfen Sie dabei nicht zusichern.
Was passiert mit dem Leasingvertrag, wenn Mitarbeitende mit Dienstrad kündigen?
Knapp vier von zehn Beschäftigten in Deutschland arbeiten seit weniger als fünf Jahren in ihrem aktuellen Unternehmen – das zeigen Zahlen des Statistischen Bundesamts. Dass jemand mitten in der Leasinglaufzeit kündigt, ist also kein Ausnahmefall. Der Leasingvertrag bleibt davon zunächst unberührt. Der Grund: Beim Dienstradleasing gibt es zwei Vertragsebenen. Den Leasingvertrag schließt Ihr Unternehmen mit der Leasinggesellschaft – grundsätzlich über 36 Monate. Ihre Mitarbeitenden erhalten das Rad dagegen per Überlassungsvertrag. Er ist meist eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag und hängt damit am Arbeitsverhältnis.
Mit dem Arbeitsverhältnis fällt deshalb nur eine der beiden Ebenen weg. Die Überlassung endet in der Regel und mit dem letzten Gehalt entfällt auch die Gehaltsumwandlung. Die Raten schuldet Ihr Unternehmen der Leasinggesellschaft dagegen weiter – nur fehlt jetzt das Gehalt, aus dem sie bisher kamen. Genau diese Lücke schließen die vier Wege, die wir weiter unten vorstellen.
Wichtiger Hinweis: Der Ratenausfallschutz ist für diesen Fall nicht gedacht. Er springt ein, wenn im laufenden Arbeitsverhältnis die Lohnfortzahlung wegfällt – etwa bei langer Krankheit oder in der Elternzeit.
Was gilt in der Kündigungsfrist bis zum letzten Arbeitstag?
Bis zum letzten Arbeitstag bleibt in der Regel alles beim Alten. Das Arbeitsverhältnis besteht weiterhin, das Gehalt fließt und die Leasingrate wird wie gewohnt vom Bruttogehalt einbehalten. Auch den geldwerten Vorteil setzt Ihre Lohnabrechnung weiter an, solange das Rad überlassen ist. Ihre Mitarbeitenden nutzen es in dieser Zeit grundsätzlich weiter privat und dienstlich.
Genauer hinsehen sollten Sie bei einer Freistellung. Zahlen Sie das Gehalt weiter, läuft in der Regel auch die Umwandlung weiter. Ob das Rad in dieser Zeit bei der Person bleibt, regelt dabei am besten Ihr Überlassungsvertrag.
Die Kündigungsfrist ist damit vor allem eines: Ihr Zeitfenster. Nutzen Sie es für die folgenden Schritte:
Wunsch klären: Fragen Sie früh, ob die Person das Rad behalten möchte. Davon hängt ab, welche Wege infrage kommen.
Restlaufzeit prüfen: Wie viele der 36 Monate sind noch offen? Diese Zahl brauchen Sie für jede Anschlusslösung.
Lohnbuchhaltung informieren: Mit der letzten Gehaltsabrechnung endet die Umwandlung. Ihre Lohnbuchhaltung sollte den Termin kennen.
Lease a Bike ansprechen: Sprechen Sie uns am besten an, sobald der Austritt feststeht.
Welche Wege gibt es für das Dienstrad nach dem Austritt?
Damit Sie nach dem Austritt nicht auf den Raten sitzen bleiben, gibt es vier Wege:
Nutzer*innen-Wechsel: Sie geben das Rad für die Restlaufzeit an eine andere beschäftigte Person weiter. Die Übergabe regeln Sie im Innenverhältnis – etwa per Zusatzvereinbarung.
Vorzeitige einvernehmliche Auflösung: Der Leasingvertrag wird aus wichtigem wirtschaftlichem Grund aufgelöst. Die ausscheidende Person kann das gebrauchte Rad übernehmen.
Unternehmenswechsel: Nach erfolgreicher Bonitätsprüfung wird der Vertrag auf das neue Unternehmen umgeschrieben. Die Person behält ihr Rad für die Restlaufzeit.
Rückgabe: Greift keine der Optionen, geht das Rad an Ihr Unternehmen zurück. Die weitere Abwicklung klären wir dann individuell.
Welcher Weg passt, entscheidet sich meist an zwei Fragen: Möchte die Person das Rad behalten? Und gibt es im Unternehmen jemanden, der es für die Restlaufzeit übernimmt? Beim Nutzer*innen-Wechsel sollten Radtyp und Rahmengröße in jedem Fall zur neuen Person passen. Außerdem muss sie zu Ihrem Teilnahmekreis gehören.
Können Mitarbeitende das Dienstrad nach der Kündigung behalten?
Die zuvor genannten Optionen zeigen: Ja, Ihre Mitarbeitenden können das Dienstrad nach der Kündigung behalten. Zwei der vier Wege führen dorthin.
Der erste ist die Übernahme. Wird der Leasingvertrag vorzeitig einvernehmlich aufgelöst, kann die ausscheidende Person das gebrauchte Rad kaufen. Das Rad gehört dann ihr, und der Leasingvertrag endet vor Ablauf der 36 Monate.
Der zweite Weg ist der Unternehmenswechsel. Ist das neue Unternehmen dazu bereit, wird der Vertrag dorthin umgeschrieben. Die Voraussetzung dafür ist allerdings eine erfolgreiche Bonitätsprüfung. Die Person fährt ihr Rad dann für die Restlaufzeit einfach weiter – nur eben über den neuen Arbeitgeber. Möchte sie das Rad nicht behalten, bleiben Nutzer*innen-Wechsel und Rückgabe.
Wichtig: Einen Übernahmepreis dürfen Sie auch für den Fall einer Kündigung nicht vorab zusichern. Damit das Dienstrad steuerlich als Leasing und nicht als verdeckter Ratenkauf gilt, müssen die Verträge nämlich die Vorgaben des sogenannten Leasingerlasses erfüllen. Was das gebrauchte Rad kostet, erfahren Ihre Mitarbeitenden deshalb erst mit dem konkreten Angebot. Einen festen Preis gibt es vorher nicht. Ein Anspruch auf ein Kaufangebot oder auf den Erwerb des Fahrrads besteht zudem nicht.
Eigenkündigung, Aufhebungsvertrag, Rente: Macht der Anlass einen Unterschied?
Für das Dienstrad macht der Anlass grundsätzlich keinen Unterschied. Entscheidend ist allein, dass das Arbeitsverhältnis vor Ablauf der 36 Monate endet. Die vier Wege bleiben dieselben. Unterschiede gibt es vor allem beim Zeitplan:
Eigenkündigung: Der Standardfall. Die Kündigungsfrist gibt Ihnen und der ausscheidenden Person Zeit, eine Anschlusslösung zu finden.
Kündigung durch Ihr Unternehmen: Funktioniert genauso. Ob Sie Mitarbeitende in diesem Fall an Kosten beteiligen dürfen, lassen Sie im Zweifel rechtlich prüfen.
Aufhebungsvertrag: Hier können Sie das Dienstrad gleich mitregeln – etwa, welcher der vier Wege gelten soll.
Fristlose Kündigung: Hier wird es eng. Das Zeitfenster der Kündigungsfrist fehlt, deshalb sprechen Sie uns am besten sofort an.
Renteneintritt und Wechsel in die Selbstständigkeit: Es gelten dieselben Wege. Der Vorteil: Beide Fälle sind meist lange vorher bekannt.
Übrigens: Kündigen Mitarbeitende während der Elternzeit oder einer langen Krankheit, endet nicht nur die Lohnfortzahlung, sondern auch das Arbeitsverhältnis selbst. Auch dann stehen die vier Wege bereit. Mehr dazu im Beitrag Was passiert mit dem Dienstrad bei Elternzeit oder langer Krankheit?
Wie bereiten Sie Ihr Unternehmen auf Kündigungen mit Dienstrad vor?
36 Monate sind eine lange Zeit – ein Jobwechsel kann schließlich jederzeit dazwischenkommen. Den meisten Aufwand sparen Sie sich deshalb, bevor die erste Kündigung auf dem Tisch liegt. Diese Punkte klären Sie am besten vorab:
Überlassungsvertrag: Regeln Sie darin, was bei einem Austritt gilt – etwa, wann das Rad zurückzugeben ist und welche Wege offenstehen. Als Grundlage nutzen Sie am besten unseren kostenlosen Muster-Überlassungsvertrag.
Teilnahmekreis: Für Probezeit und Befristung gibt es keine gesetzliche Vorgabe. Endet eine Befristung nach zwölf Monaten, der Leasingvertrag aber erst nach 36, ist der Austritt absehbar. Ihre Kriterien sollten sachlich begründet sein und einheitlich gelten.
Austrittsprozess: Nehmen Sie das Dienstrad in Ihre Offboarding-Liste auf – gleich neben Laptop und Schlüssel. So geht es bei keiner Kündigung unter.
Zuständigkeiten: Legen Sie fest, wer mit der ausscheidenden Person spricht, wer die Lohnbuchhaltung informiert und wer sich bei Lease a Bike meldet.
Dass sich diese Vorarbeit lohnt, zeigt die Zahl vom Anfang: Knapp vier von zehn Beschäftigten arbeiten seit weniger als fünf Jahren in ihrem aktuellen Unternehmen. Der erste Austritt mit Dienstrad kommt also früher oder später auch bei Ihnen. Haben Sie die vier Punkte geklärt, wird die Kündigung dann zum Routinefall.
Checkliste: Ist beim Austritt von Mitarbeitenden mit Dienstrad alles geregelt?
Regelt Ihr Überlassungsvertrag, was bei Kündigung und Austritt gilt?
Ist in keinem Vertrag ein Übernahmepreis zugesichert?
Haben Sie bereits frühzeitig geklärt, ob die ausscheidende Person das Rad behalten möchte?
Wissen Sie, wie viele der 36 Monate noch offen sind?
Kommt ein Nutzer*innen-Wechsel im Unternehmen infrage?
Ist geklärt, ob das neue Unternehmen den Vertrag übernehmen würde?
Weiß Ihre Lohnbuchhaltung, wann die Gehaltsumwandlung endet?
Haben Sie Lease a Bike über den Austritt informiert?
Steht das Dienstrad auf Ihrer internen Offboarding-Liste?
Unsere Autorin
Anna Veldtrup
Anna Veldtrup ist als Teamleiterin im Bereich Customer Service und Claims Management seit 2024 bei Lease a Bike und sorgt mit ihrem Team täglich für höchste Kundenzufriedenheit und reibungslose Abläufe. Am liebsten ist sie mit ihrem Gravelbike in der Natur unterwegs ist.