Dienstradleasing: Wie funktioniert die Gehaltsumwandlung für mich als Arbeitgeber*in?
Bei der Gehaltsumwandlung behalten Sie als Arbeitgeber*in die Leasingrate für das Dienstrad direkt vom Bruttogehalt Ihrer Mitarbeitenden ein. Ihr Unternehmen least dabei das Rad und überlässt es Ihrem Team per Überlassungsvertrag. Gut zu wissen: In der Lohnabrechnung kommt nur ein kleiner Posten dazu – der geldwerte Vorteil nach der 0,25-Prozent-Regel. Und weil das sozialversicherungspflichtige Brutto sinkt, sparen ganz nebenbei meist auch Arbeitgeber*innen Sozialversicherungsbeiträge. Praktisch: Die Zahlen für die Abrechnung liefert das Lease a Bike Portal – und fällt die Lohnfortzahlung einmal weg, springt unter gewissen Voraussetzungen der Ratenausfallschutz ein.
Wichtiger Hinweis: Dieser Beitrag ordnet die Gehaltsumwandlung aus Sicht von Arbeitgeber*innen ein, ersetzt aber keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die konkrete Ausgestaltung klären Sie am besten mit Ihrer Steuer- bzw. Rechtsberatung.
Das Wichtigste im Überblick.
Wie funktioniert die Gehaltsumwandlung? Ihre Mitarbeitenden verzichten auf einen Teil ihres Bruttogehalts. Diesen Betrag behalten Sie monatlich ein und finanzieren damit die Leasingrate.
Welche Rolle hat Ihr Unternehmen? Es ist Leasingnehmer*in und schuldet die Raten. Ihre Mitarbeitenden nutzen das Rad per Überlassungsvertrag.
Wann erkennt das Finanzamt die Umwandlung an? In der Regel, wenn Ihr Unternehmen Leasingnehmer*in ist und die Umwandlung für die Zukunft vereinbart wurde.
Was kommt in die Lohnabrechnung? Die Umwandlungsrate und der geldwerte Vorteil: pro Monat 1 % eines auf volle 100 € abgerundeten Viertels der unverbindlichen Preisempfehlung.
Sparen Sie als Unternehmen mit? In der Regel ja, weil das sozialversicherungspflichtige Brutto sinkt.
Was hat es mit dem Arbeitgeberzuschuss auf sich? Er mindert die Umwandlungsrate – etwa über den Fairbetrag. Der geldwerte Vorteil bleibt dabei in der Regel bestehen.
Funktioniert Dienstradleasing auch ganz ohne Umwandlung? Als Gehaltsextra zusätzlich zum Lohn ist die Überlassung steuerfrei. Das gilt nicht für S-Pedelecs.
Was passiert, wenn die Lohnfortzahlung wegfällt? Der Ratenausfallschutz übernimmt die Raten für bis zu zwölf Monate, sofern der Vertrag seit mindestens sechs Monaten läuft.
Was bedeutet die Gehaltsumwandlung beim Dienstradleasing für Sie als Arbeitgeber*in?
Gehaltsumwandlung heißt: Ihre Mitarbeitenden verzichten auf einen Teil ihres Bruttogehalts und Sie überlassen ihnen dafür ein Dienstrad. Ein Teil des Barlohns wird also zum Sachbezug. Der einbehaltene Betrag wird dabei als Umwandlungsrate bezeichnet. Er setzt sich aus der Leasingrate und dem gewählten Rundum-Schutz zusammen.
Die Rollen sind beim Dienstradleasing klar verteilt. Ihr Unternehmen schließt mit der Leasinggesellschaft einen Leasingvertrag, der in der Regel über 36 Monate läuft. Als Leasingnehmer*in zahlen Sie als Arbeitgeber*in hierbei die Raten an die Leasinggesellschaft. Ihre Mitarbeitenden erhalten das Rad wiederum im Rahmen eines Überlassungsvertrags. Er ist meist eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag und regelt neben der Nutzung auch die Umwandlung.
Der eigentliche Effekt entsteht in der Lohnabrechnung. Weil Sie die Rate vor Steuern und Sozialabgaben einbehalten, sinkt das steuer- und sozialversicherungspflichtige Brutto Ihrer Mitarbeitenden. Diese zahlen dadurch weniger Lohnsteuer und Sozialabgaben. Auch Ihr Unternehmen spart in der Regel Sozialversicherungsbeiträge, denn der Arbeitgeberanteil bemisst sich ebenfalls am geringeren Brutto. Kurzum: Die Rate fließt aus dem Brutto statt aus dem Netto – davon profitieren beide Seiten.
Einen Gegenposten gibt es allerdings: Die private Nutzung des Rades versteuern Ihre Mitarbeitenden als geldwerten Vorteil. Dieser fällt beim Dienstrad aber gering aus. Wie die Umwandlung aus Sicht Ihrer Mitarbeitenden funktioniert, lesen Sie im Beitrag Wie funktioniert die Gehaltsumwandlung beim Dienstrad?
Welche Voraussetzungen muss die Gehaltsumwandlung erfüllen?
Die Gehaltsumwandlung verändert das vereinbarte Entgelt. Deshalb muss sie steuerlich und arbeitsrechtlich sauber aufgesetzt sein. Auf diese vier Punkte kommt es an:
Ihr Unternehmen ist Leasingnehmer*in: Nur dann erkennt das Finanzamt die Umwandlung in der Regel an. Den Leasingvertrag schließt deshalb Ihr Unternehmen und nicht Ihre Mitarbeitenden.
Die Umwandlung gilt für die Zukunft: Sie muss arbeitsrechtlich vorab vereinbart sein. Ein bereits verdienter Lohn lässt sich nämlich nicht nachträglich umwandeln.
Der Mindestlohn bleibt gewahrt: Der Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn besteht weiter. Die Umwandlung darf das Restentgelt also nicht beliebig senken. Minijobs sind deshalb in der Regel ausgeschlossen: Bei 603 Euro im Monat (Stand 2026) bleibt für eine Rate über drei Jahre kein Spielraum. Auch bei Azubis mit niedriger Vergütung wird es eng.
Der Tarifvertrag lässt es zu: Sind Sie tarifgebunden, lassen sich tarifliche Entgeltbestandteile in der Regel nur umwandeln, wenn der Tarifvertrag das erlaubt. In einigen Branchen ist Dienstradleasing deshalb bereits tariflich geregelt.
Für den Überlassungsvertrag gilt zudem eine steuerliche Spielregel: Ein Übernahmepreis darf darin nicht zugesichert werden. Damit das Dienstrad als Leasing und nicht als verdeckter Ratenkauf gilt, müssen die Verträge die Vorgaben des sogenannten Leasingerlasses erfüllen. Statt eines festen Preises prüfen wir dabei rechtzeitig vor Vertragsende, ob ein Kaufangebot möglich ist. Ein Anspruch auf ein Kaufangebot oder auf den Erwerb des Fahrrads besteht nicht.
Wichtig: Lassen Sie den Überlassungsvertrag deshalb unterschreiben, bevor Sie die erste Rate einbehalten. Das ist ganz einfach, denn im Lease a Bike Portal unterzeichnen Sie und Ihre Mitarbeitenden ihn digital. Als Vorlage nutzen Sie am besten unseren kostenlosen Muster-Überlassungsvertrag.
Mehr erfahren: Welche rechtlichen Grundlagen außerdem gelten, zeigt der Beitrag Dienstradleasing: Was müssen Arbeitgeber*innen rechtlich beachten?
Wie läuft die Gehaltsumwandlung in der Lohnabrechnung ab?
In der Lohnabrechnung kommen zwei Posten hinzu: die Umwandlungsrate und der geldwerte Vorteil. Die meiste Arbeit fällt dabei einmalig zum Vertragsbeginn an. So sieht der Ablauf aus:
Daten übernehmen: Alle Informationen für die Lohnabrechnung liefert ein Echtzeit-Export aus dem Lease a Bike Portal. Sie hinterlegen sie einmalig zum Vertragsbeginn.
Umwandlungsrate abziehen: Ihre Lohnbuchhaltung zieht die Rate monatlich vom Bruttogehalt ab. Steuern und Sozialabgaben berechnet sie anschließend auf das geringere Brutto.
Geldwerten Vorteil hinzurechnen: Die private Nutzung ist Arbeitslohn in Form eines Sachbezugs. Ihre Lohnbuchhaltung rechnet den geldwerten Vorteil für die Steuer- und Beitragsberechnung hinzu und zieht ihn danach wieder ab. Ausgezahlt wird er nicht, denn Ihre Mitarbeitenden erhalten ihn bereits in Form des Rades.
Abgaben abführen und aufzeichnen: Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge führen Sie wie gewohnt ab. Den Sachbezug zeichnen Sie im Lohnkonto auf.
Der geldwerte Vorteil und die 0,25-Prozent-Regel
Für den geldwerten Vorteil gilt seit 2020 die 0,25-Prozent-Regel. Offiziell heißt das: Pro Monat wird 1 Prozent eines auf volle 100 Euro abgerundeten Viertels der unverbindlichen Preisempfehlung angesetzt. Ein Beispiel: Liegt die Preisempfehlung bei 3.000 Euro, beträgt ein Viertel 750 Euro, abgerundet also 700 Euro. Der geldwerte Vorteil liegt damit bei 7 Euro im Monat – und das über die gesamte Laufzeit. Grundlage ist die Preisempfehlung inklusive Umsatzsteuer, nicht der tatsächlich gezahlte Kaufpreis. Auch der Arbeitsweg ist bei Fahrrädern und Pedelecs mit diesem Betrag abgegolten.
Gut zu wissen: Ob Ihr Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt ist, beeinflusst die Höhe der Umwandlungsrate. Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen wandeln in der Regel die Netto-Leasingrate um, alle anderen die Rate inklusive Umsatzsteuer. Ausrechnen müssen Sie das nicht: Unser Portal berücksichtigt die passende Variante automatisch.
Wer Vorsteuer geltend macht, muss die Überlassung an die Mitarbeitenden allerdings in der Regel auch der Umsatzsteuer unterwerfen. Was dabei gilt und was Sie dokumentieren sollten, zeigt der Beitrag Dienstradleasing: Welche steuerlichen Pflichten habe ich als Arbeitgeber*in?
Gehaltsumwandlung, Zuschuss oder Gehaltsextra.
Welches Modell passt zu Ihrem Unternehmen?
Wie das Dienstrad finanziert wird, legen Sie als Arbeitgeber*in fest. Drei Modelle stehen zur Wahl:
Klassische Gehaltsumwandlung: Der Standardfall. Ihre Mitarbeitenden tragen die Umwandlungsrate vollständig selbst, Sie setzen den geldwerten Vorteil an.
Gehaltsumwandlung mit Zuschuss: Mit einem freiwilligen Arbeitgeberzuschuss mindern Sie die Umwandlungsrate. Solange ein Teil der Rate umgewandelt wird, bleibt es in der Regel beim geldwerten Vorteil.
Gehaltsextra: Sie überlassen das Rad zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn und tragen die Leasingraten vollständig selbst. Die Überlassung ist dann nach § 3 Nr. 37 EStG steuerfrei, ein geldwerter Vorteil fällt nicht an. Sozialversicherungsbeiträge in der Regel übrigens ebenfalls nicht.
Beim Zuschuss ist der Fairbetrag ein naheliegender Mittelweg. Dabei geben Sie die Sozialversicherungsbeiträge, die Sie durch die Umwandlung einsparen, an Ihre Mitarbeitenden weiter. Ihr Unternehmen gibt also nur ab, was es ohnehin spart – und macht das Angebot trotzdem spürbar attraktiver. Entscheiden Sie sich am besten vor dem Start für ein Modell. Das erspart Ihnen spätere Einzelfallentscheidungen.
Andere Regeln beim S-Pedelec.
Bei S-Pedelecs gelten grundsätzlich andere Regeln. Denn während Pedelecs bis 25 km/h verkehrsrechtlich als Fahrräder zählen, gelten S-Pedelecs bis 45 km/h als Kraftfahrzeuge. Steuerlich werden S-Pedelecs deshalb wie Elektro-Dienstwagen behandelt. Ihre Lohnbuchhaltung muss dementsprechend den Arbeitsweg zusätzlich versteuern und die Steuerbefreiung für das Gehaltsextra gilt für sie nicht.
Was passiert mit der Gehaltsumwandlung bei Krankheit, Elternzeit oder Austritt?
Die Gehaltsumwandlung hängt vom laufenden Bruttogehalt ab. Die Krux: Fällt die Lohnfortzahlung weg, gibt es schlicht nichts mehr umzuwandeln. Das ist etwa nach mehr als 42 Tagen Krankheit mit Krankengeldbezug oder in der Elternzeit der Fall. Als Leasingnehmer*in schuldet Ihr Unternehmen die Raten aber weiterhin.
Für genau diese Lücke gibt es bei Lease a Bike den Ratenausfallschutz. Er übernimmt die Leasingraten für bis zu zwölf Monate, sofern der Vertrag seit mindestens sechs Monaten läuft. Den Ausfall melden Sie mit wenigen Klicks im Lease a Bike Portal – am besten vor Beginn der Unterbrechung. Das Rad bleibt in dieser Zeit bei Ihren Mitarbeitenden, danach setzt die Umwandlung wieder ein. Greift der Schutz nicht – etwa weil der Vertrag noch zu jung ist – suchen wir gemeinsam eine Lösung. Auch eine kostenneutrale Rückgabe kann hier eine Möglichkeit sein. Weitere Details finden Sie im Beitrag Was passiert mit dem Dienstrad bei Elternzeit oder langer Krankheit?
Endet das Arbeitsverhältnis vor Ablauf der 36 Monate, endet auch die Umwandlung. Der Leasingvertrag läuft dagegen zunächst weiter, da Ihr Unternehmen Vertragspartner ist. Damit Sie nicht auf den Raten sitzen bleiben, gibt es vier Wege: einen Nutzer*innen-Wechsel im Unternehmen, eine vorzeitige einvernehmliche Auflösung mit Übernahme des Rades, einen Unternehmenswechsel nach Bonitätsprüfung oder die Rückgabe. Dieselben Wege gelten, wenn Mitarbeitende in Rente gehen oder sich selbstständig machen.
Übrigens: Am regulären Vertragsende stellen Sie die Umwandlung einfach ein. Kündigen müssen Sie nichts, denn der Leasingvertrag endet nach 36 Monaten automatisch. Kaufen Ihre Mitarbeitenden das Rad, versteuert die Lease a Bike Deutschland GmbH einen möglichen geldwerten Vorteil pauschal nach § 37b EStG. Für Ihre Lohnabrechnung bedeutet die Übernahme also keine zusätzliche Arbeit.
Wie bereiten Sie die Gehaltsumwandlung in Ihrem Unternehmen vor?
Eine Frage bleibt allerdings noch: Wie bringen Sie die Gehaltsumwandlung ohne Reibungsverluste an den Start? Die gute Nachricht: Vieles entscheidet sich bereits vor dem ersten Vertrag und kann leicht vorbereitet werden. Diese Punkte klären Sie am besten vorab:
Teilnahmekreis festlegen: Wer per Gehaltsumwandlung leasen darf, bestimmen Sie. Grundsätzlich kommen sozialversicherungspflichtig Beschäftigte in Voll- oder Teilzeit infrage, solange das Brutto die Rate trägt. Ihre Kriterien sollten dabei sachlich begründet sein und für alle gleich gelten. Teilzeitkräfte und befristet Beschäftigte dürfen Sie zum Beispiel nicht ohne sachlichen Grund schlechter stellen (§ 4 TzBfG).
Betriebs- oder Personalrat einbinden: Bei Teilnahmekriterien oder Zuschüssen können Mitbestimmungsrechte berührt sein. Die Regeln lassen sich in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung verbindlich festhalten.
Zuständigkeiten klären: Bestimmen Sie, wer die Portal-Daten an die Lohnbuchhaltung übergibt. Arbeiten Sie mit einem externen Lohnbüro, informieren Sie es vor dem ersten Vertrag.
Transparent informieren: Weil das sozialversicherungspflichtige Brutto sinkt, fällt auch der Rentenanspruch Ihrer Mitarbeitenden etwas geringer aus – grob rund 2 Euro pro Monat bei einem 3.000-Euro-Rad. Weisen Sie vor Vertragsabschluss unbedingt darauf hin.
Steuerberatung einbinden: Umsatzsteuer, Gehaltsextra und S-Pedelecs stimmen Sie vorab mit Ihrer Steuerberatung ab.
Tipp: Verweisen Sie Ihre Mitarbeitenden auf unseren Dienstradleasing-Rechner. Dort sehen diese vorab, wie sich Umwandlung und geldwerter Vorteil auf ihr Netto auswirken. Das erspart Ihnen so manche Rückfrage zur Lohnabrechnung.
Checkliste: Ist die Gehaltsumwandlung in Ihrem Unternehmen sauber aufgesetzt?
Ist Ihr Unternehmen Leasingnehmer*in und liegt für jedes Rad ein Überlassungsvertrag vor?
Wurde die Umwandlung vor der ersten Rate für die Zukunft vereinbart?
Liegt das Restentgelt nach der Umwandlung über dem Mindestlohn? (Minijob meist nicht)
Lässt Ihr Tarifvertrag die Entgeltumwandlung zu, falls Sie tarifgebunden sind?
Ist entschieden, ob Sie einen Zuschuss zahlen oder das Rad als Gehaltsextra anbieten?
Setzt Ihre Lohnabrechnung den geldwerten Vorteil nach der 0,25-Prozent-Regel an? (Basis: Preisempfehlung inkl. Umsatzsteuer)
Behandelt Ihre Lohnabrechnung S-Pedelecs gesondert?
Bezieht Ihre Lohnbuchhaltung die Daten aus dem Portal-Export?
Melden Sie Elternzeit und lange Krankheit rechtzeitig über das Lease a Bike Portal?
Wissen Ihre Mitarbeitenden, dass die Gehaltsumwandlung den Rentenanspruch geringfügig senkt?
Unsere Autorin
Anna Veldtrup
Anna Veldtrup ist als Teamleiterin im Bereich Customer Service und Claims Management seit 2024 bei Lease a Bike und sorgt mit ihrem Team täglich für höchste Kundenzufriedenheit und reibungslose Abläufe. Am liebsten ist sie mit ihrem Gravelbike in der Natur unterwegs ist.