Dienstradleasing: Was müssen Arbeitgeber*innen rechtlich beachten?
Beim Dienstradleasing sind Sie als Arbeitgeber*in Leasingnehmer*in. Sie schließen den Leasingvertrag mit der Leasinggesellschaft und überlassen das Rad Ihren Mitarbeitenden per Überlassungsvertrag. Rechtlich kommt es dabei vor allem auf vier Punkte an: die steuerlichen Vorgaben, eine saubere Gehaltsumwandlung, klare Teilnahmeregeln und Lösungen für Krankheit, Schaden oder Austritt. Ihr Vorteil: Viele dieser Fälle sind bei Lease a Bike bereits standardmäßig abgesichert.
Das Wichtigste im Überblick.
Wer ist Vertragspartner der Leasinggesellschaft? Ihr Unternehmen. Ihre Mitarbeitenden erhalten das Rad im Rahmen eines Überlassungsvertrags.
Wie wird die private Nutzung versteuert? Mittels Gehaltsumwandlung mit 0,25 % des Listenpreises pro Monat als geldwerter Vorteil.
Und beim Gehaltsextra? Stellen Sie das Rad zusätzlich zum Lohn zur Verfügung, ist die Überlassung steuerfrei. Das gilt nicht für S-Pedelecs.
Wo liegen die arbeitsrechtlichen Grenzen? Der Mindestlohn muss gewahrt bleiben. Tarifgebundene Unternehmen brauchen in der Regel eine tarifliche Grundlage.
Wer darf teilnehmen? Das legen Sie fest – und zwar mit sachlich begründeten, einheitlichen Kriterien.
Muss der Betriebsrat mitreden? Bei der Ausgestaltung können Mitbestimmungsrechte bestehen. Eine frühe Einbindung ist sinnvoll.
Wer zahlt bei Krankheit oder Elternzeit? Der Ratenausfallschutz – und das für bis zu zwölf Monate. Voraussetzung ist, dass der Vertrag seit mindestens sechs Monaten läuft.
Und wenn Mitarbeitende kündigen? Es gibt vier Wege: Nutzer*innen-Wechsel, einvernehmliche Auflösung, Unternehmenswechsel oder Rückgabe.
Welche Verträge schließen Sie als Arbeitgeber*in beim Dienstradleasing?
Beim Dienstradleasing gibt es zwei Vertragsebenen, und beide laufen über Sie:
Leasingvertrag: Ihr Unternehmen schließt ihn mit der Leasinggesellschaft, grundsätzlich über 36 Monate. Damit sind Sie Leasingnehmer*in und schulden die Raten, nicht Ihre Mitarbeitenden.
Überlassungsvertrag: Der Überlassungsvertrag ist meist eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag. Er regelt, dass Mitarbeitende das Rad privat und dienstlich nutzen dürfen, wie die Rate finanziert wird und ob Sie einen Zuschuss zahlen.
Halten Sie dort am besten auch fest, wie das Rad zu sichern ist, wie Schäden gemeldet werden und was bei Krankheit, Elternzeit und Austritt gilt. Wie das Modell insgesamt funktioniert, lesen Sie übrigens im Beitrag: Was ist Dienstradleasing?
Wichtig: Ein Übernahmepreis darf in keinem der beiden Verträge zugesichert werden. Damit das Dienstrad steuerlich als Leasing und nicht als verdeckter Ratenkauf gilt, müssen die Verträge die Vorgaben des sogenannten Leasingerlasses erfüllen. Stattdessen prüfen wir rechtzeitig, ob ein Kaufangebot möglich ist. Das Angebot schicken wir spätestens drei Monate vor Vertragsende per E-Mail. Ein Anspruch auf ein Kaufangebot oder auf den Erwerb des Fahrrads besteht nicht.
Welche steuerlichen Regeln gelten für Sie als Arbeitgeber*in?
Wie das Dienstrad steuerlich behandelt wird, hängt davon ab, wie es finanziert wird:
Gehaltsumwandlung: Die Leasingrate wird vom Bruttogehalt einbehalten. Die private Nutzung setzen Sie in der Lohnabrechnung als geldwerten Vorteil an. Dafür gilt die 0,25-Prozent-Regel. Offiziell heißt das: Pro Monat wird 1 Prozent eines auf volle 100 Euro abgerundeten Viertels der unverbindlichen Preisempfehlung angesetzt. Der Arbeitsweg ist damit abgegolten.
Gehaltsextra: Überlassen Sie das Rad zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, ist das steuerfrei (§ 3 Nr. 37 EStG). Ein geldwerter Vorteil fällt dann nicht an.
Die Gehaltsumwandlung wird steuerlich in der Regel anerkannt, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind: Ihr Unternehmen ist Leasingnehmer, und die Umwandlung wurde arbeitsrechtlich für die Zukunft vereinbart. Die Details finden sich in den Ländererlassen zur Überlassung von (Elektro-)Fahrrädern.
Bei S-Pedelecs gelten andere Regeln. Pedelecs bis 25 km/h zählen verkehrsrechtlich als Fahrrad, S-Pedelecs bis 45 km/h dagegen als Kraftfahrzeug. Sie brauchen Versicherungskennzeichen und Führerschein, steuerlich werden sie wie Elektro-Dienstwagen behandelt. Der Arbeitsweg wird außerdem zusätzlich versteuert und die Steuerbefreiung für das Gehaltsextra gilt für sie nicht.
Übrigens: Auch die Übernahme am Ende hat eine steuerliche Seite. Die Finanzverwaltung setzt nach drei Jahren pauschal einen Restwert von rund 40 Prozent der ursprünglichen Preisempfehlung an. Liegt der Kaufpreis darunter, kann ein geldwerter Vorteil entstehen. Diese Versteuerung übernimmt die Lease a Bike Deutschland GmbH nach § 37b EStG. Den Nutzer*innen entstehen dadurch keine zusätzlichen Steuerkosten.
Worauf müssen Sie bei der Gehaltsumwandlung arbeitsrechtlich achten?
Die Gehaltsumwandlung verändert das vereinbarte Entgelt. Deshalb gelten einige Grenzen:
Mindestlohn wahren: Der Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn bleibt bestehen, die Umwandlung darf das Restentgelt also nicht beliebig senken. Bei einem Minijob mit 603 Euro im Monat bleibt für eine Rate über drei Jahre kein Spielraum. Auch bei Azubis mit niedriger Vergütung sollten Sie das verbleibende Entgelt prüfen.
Tarifvertrag prüfen: Sind Sie tarifgebunden, lassen sich tarifliche Entgeltbestandteile in der Regel nur umwandeln, wenn der Tarifvertrag das erlaubt. In einigen Branchen ist Dienstradleasing bereits tariflich geregelt. Bei Beamt*innen hängt die Teilnahme davon ab, ob der Dienstherr das Angebot freigeschaltet hat.
Transparent informieren: Durch die Umwandlung sinkt das sozialversicherungspflichtige Brutto. Dadurch fällt auch der Rentenanspruch etwas geringer aus – grob um rund 2 Euro pro Monat bei einem 3.000-Euro-Rad. Weisen Sie Ihre Mitarbeitenden deshalb am besten vor Vertragsabschluss auf diesen Umstand hin.
Wie legen Sie rechtssicher fest, wer ein Dienstrad leasen darf?
Wer an Ihrem Dienstradleasing-Programm teilnehmen darf, bestimmen Sie als Arbeitgeber*in. Grundsätzlich kommen sozialversicherungspflichtig Beschäftigte infrage, in Vollzeit wie in Teilzeit, solange das Brutto die Rate trägt. Für spezifische Situationen wie Probezeit, Befristung oder Ausbildung gibt es keine gesetzliche Vorgabe. Diese Fälle regelt jedes Unternehmen selbst.
Ihre Kriterien sollten sachlich begründet sein und für alle gleich angewendet werden. Das verlangt der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz. Teilzeitkräfte und befristet Beschäftigte dürfen außerdem nicht ohne sachlichen Grund schlechter gestellt werden (§ 4 TzBfG). Ob der Ausschluss kurzer Befristungen zum Beispiel gerechtfertigt ist, lassen Sie im Zweifel rechtlich prüfen. Welche Beschäftigtengruppen grundsätzlich infrage kommen, zeigt der Beitrag: Für welche Beschäftigungsverhältnisse ist Dienstradleasing möglich?
Gut zu wissen: Haben Sie einen Betriebs- oder Personalrat, binden Sie diesen am besten früh ein. Bei der Ausgestaltung eines solchen Benefits können nämlich Mitbestimmungsrechte berührt sein – etwa bei Teilnahmekriterien oder Zuschüssen. In einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung lassen sich die Regeln verbindlich festhalten.
Wer trägt das Risiko bei Schaden, Diebstahl oder Lohnausfall?
Als Leasingnehmer*in bleiben Sie gegenüber der Leasinggesellschaft in der Pflicht. Das gilt auch, wenn ein Rad gestohlen wird oder die Gehaltsumwandlung pausiert. Bei Lease a Bike sind diese Risiken deshalb abgesichert:
Schaden und Diebstahl: Zu jedem Lease a Bike Dienstrad gehört ein Rundum-Schutz mit Diebstahl- und Schadenschutz über den Partner Allianz – grundsätzlich ohne Selbstbeteiligung. Die Abwicklung übernehmen die Mitarbeitenden selbst: Sie melden den Fall über ihre Fachhandlung im Lease a Bike Portal. Ihr Unternehmen wird nur im Ausnahmefall aktiv eingebunden.
Krankheit und Elternzeit: Fällt die Lohnfortzahlung weg, übernimmt der Ratenausfallschutz die Leasingraten für maximal zwölf Monate. Das ist etwa nach mehr als 42 Tagen Krankheit mit Krankengeldbezug oder in der Elternzeit der Fall. Die Voraussetzung dafür ist, dass der Vertrag seit mindestens sechs Monaten läuft. Den Ausfall melden Sie über das Lease a Bike Portal, idealerweise vor Beginn der Unterbrechung.
Manchmal greift der Ratenausfallschutz nicht, weil der Vertrag noch zu jung ist oder die Unterbrechung länger dauert. Dann suchen wir gemeinsam eine Lösung, bis hin zur kostenneutralen Rückgabe. Mehr dazu im Beitrag: Was passiert mit dem Dienstrad bei Elternzeit oder langer Krankheit?
Zwei weitere Punkte sollten Sie im Blick haben. Erstens greift der Diebstahlschutz nur, wenn das Rad mit einem handelsüblichen Markenschloss gesichert war – es sei denn, es stand in einem abgeschlossenen Raum. Diese Pflicht gehört deshalb auch in den Überlassungsvertrag. Zweitens kann ein Rad, das dienstlich genutzt wird, als Arbeitsmittel gelten. Dann können arbeitsschutzrechtliche Prüfpflichten hinzukommen.
Was passiert, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen?
Endet das Arbeitsverhältnis vor Ablauf der 36 Monate, läuft der Leasingvertrag zunächst weiter, da Ihr Unternehmen Vertragspartner ist. Damit Sie nicht auf den Raten sitzen bleiben, gibt es vier Wege:
Nutzer*innen-Wechsel: Sie geben das Rad für die Restlaufzeit an eine andere beschäftigte Person weiter und regeln dies im Innenverhältnis – etwa per Zusatzvereinbarung.
Vorzeitige einvernehmliche Auflösung: Der Vertrag wird aus wichtigem wirtschaftlichem Grund aufgelöst. Die ausscheidende Person kann das gebrauchte Rad übernehmen.
Unternehmenswechsel: Nach erfolgreicher Bonitätsprüfung wird der Vertrag auf die*den neuen Arbeitgeber*in umgeschrieben.
Rückgabe: Greift keine der Optionen, geht das Rad an Ihr Unternehmen zurück. Die weitere Abwicklung klären wir dann individuell.
Dieselben Wege gelten beim Renteneintritt oder beim Wechsel in die Selbstständigkeit. Zum regulären Vertragsende müssen Sie nichts kündigen, denn der Leasingvertrag endet nach 36 Monaten automatisch. Danach kann das Rad auf Wunsch und nach Möglichkeit übernommen oder zurückgegeben werden, die Abholung ist kostenneutral. Gut zu wissen: Alternativ lässt sich mit dem vorhandenen Bestellcode ein neues Rad leasen. Mehr zur Laufzeit lesen Sie im Beitrag: Wie lang ist die Vertragslaufzeit beim Dienstradleasing?
Wichtiger Hinweis: Dieser Beitrag ordnet die rechtlichen Grundlagen ein, ersetzt aber keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die konkrete Ausgestaltung in Ihrem Unternehmen klären Sie am besten mit Ihrer Steuer- bzw. Rechtsberatung.
Checkliste: Ist Ihr Dienstradleasing rechtlich sauber aufgesetzt?
Ist Ihr Unternehmen Leasingnehmer?
Liegt für jedes Rad ein Überlassungsvertrag vor?
Regelt der Überlassungsvertrag Umwandlungsbetrag, Zuschuss, Sicherungspflichten und Meldewege?
Ist in keinem Vertrag ein Übernahmepreis zugesichert?
Liegt das Restentgelt nach der Umwandlung über dem Mindestlohn?
Lässt Ihr Tarifvertrag die Entgeltumwandlung zu, falls Sie tarifgebunden sind?
Sind Ihre Teilnahmekriterien sachlich begründet, einheitlich und dokumentiert?
Haben Sie den Betriebs- oder Personalrat eingebunden?
Setzt Ihre Lohnabrechnung den geldwerten Vorteil korrekt an und behandelt S-Pedelecs gesondert?
Melden Sie Elternzeit und lange Krankheit rechtzeitig über das Lease a Bike Portal?
Unsere Autorin
Anna Veldtrup
Anna Veldtrup ist als Teamleiterin im Bereich Customer Service und Claims Management seit 2024 bei Lease a Bike und sorgt mit ihrem Team täglich für höchste Kundenzufriedenheit und reibungslose Abläufe. Am liebsten ist sie mit ihrem Gravelbike in der Natur unterwegs ist.