Dienstradleasing: Wie funktioniert die Gehaltsumwandlung für mich als Arbeitnehmer*in?
Die Gehaltsumwandlung beim Dienstrad funktioniert so: Ihr*e Arbeitgeber*in least das Rad und behält die monatliche Rate direkt von Ihrem Bruttogehalt ein. Sie zahlen Ihr Wunschrad also aus dem Brutto statt aus dem Netto. Dadurch sinkt Ihr steuer- und sozialversicherungspflichtiges Einkommen und Sie sparen Steuern und Sozialabgaben. Versteuern müssen Sie also nur einen kleinen geldwerten Vorteil nach der 0,25-Prozent-Regel. Ihr Vorteil: Unterm Strich fahren Sie so deutlich günstiger als beim Direktkauf. Und für Ausnahmefälle wie Elternzeit oder lange Krankheit hat Lease a Bike ebenfalls vorgesorgt.
Wichtiger Hinweis: Dieser Beitrag ordnet die Gehaltsumwandlung beim Dienstrad aus der Sicht von Arbeitnehmer*innen ein, ersetzt aber keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die konkrete Ausgestaltung klären Sie am besten mit Ihrer Steuer- bzw. Rechtsberatung.
Das Wichtigste im Überblick.
Wie funktioniert die Gehaltsumwandlung? Sie verzichten auf einen Teil Ihres Bruttogehalts in Höhe der Rate. Im Gegenzug überlässt Ihnen Ihr*e Arbeitgeber*in das Rad.
Wer schließt den Leasingvertrag? Ihr Unternehmen. Sie erhalten das Rad per Überlassungsvertrag.
Warum spare ich dabei? Weil Ihr steuer- und sozialversicherungspflichtiges Brutto sinkt.
Wie viel spare ich? Bis zu 40 % gegenüber dem Kauf. Ihren konkreten Vorteil zeigt der Dienstradleasing-Rechner.
Was muss ich versteuern? Nur den geldwerten Vorteil: pro Monat 1 % eines auf volle 100 € abgerundeten Viertels der unverbindlichen Preisempfehlung.
Kann mein*e Arbeitgeber*in die Kosten senken? Ja, mit einem Zuschuss oder als Gehaltsextra. Beim Gehaltsextra entfällt der geldwerte Vorteil ganz.
Gibt es einen Haken? Einen kleinen: Ihr Rentenanspruch sinkt geringfügig – grob um rund 2 € pro Monat bei einem 3.000-€-Rad.
Was passiert bei Elternzeit oder langer Krankheit? Der Ratenausfallschutz übernimmt die Raten für bis zu zwölf Monate, sofern der Vertrag seit mindestens sechs Monaten läuft.
Was bedeutet die Gehaltsumwandlung beim Dienstradleasing?
Die Gehaltsumwandlung ist der große Sparfaktor beim Dienstradleasing. Das Funktionsprinzip dahinter ist dabei ganz einfach: Sie verzichten auf einen Teil Ihres Bruttogehalts und Ihr*e Arbeitgeber*in überlässt Ihnen dafür ein Dienstrad. Ein Teil Ihres Barlohns wird also zum Sachbezug, wodurch Sie am Ende sparen. Der einbehaltene Betrag heißt Umwandlungsrate. Er setzt sich aus der Leasingrate und dem gewählten Rundum-Schutz zusammen.
Wichtig für das Verständnis: Den Leasingvertrag schließen nicht Sie, sondern Ihr Unternehmen mit der Leasinggesellschaft. Sie erhalten das Rad wiederum im Rahmen eines Überlassungsvertrags – meist als Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag. Er regelt, dass Sie das Rad privat und dienstlich nutzen dürfen und wie die Rate finanziert wird. Deshalb gilt auch: Ohne Angebot Ihres Unternehmens gibt es kein Dienstrad per Gehaltsumwandlung.
Der entscheidende Unterschied zum Privatkauf liegt in der Finanzierung. Kaufen Sie ein Rad selbst, zahlen Sie es aus Ihrem Nettogehalt – also aus Geld, das bereits versteuert ist. Bei der Gehaltsumwandlung fließt die Rate dagegen aus dem Brutto. Kurzum: Einen Teil der Rate zahlen Sie mit Geld, das sonst an Finanzamt und Sozialkassen gegangen wäre – ein großer Vorteil.
Mehr erfahren: Wie das Modell insgesamt funktioniert, lesen Sie im Beitrag Was ist Dienstradleasing?
Wie läuft die Gehaltsumwandlung Schritt für Schritt ab?
Der Weg zum Dienstrad läuft größtenteils digital und folgt fast immer demselben Muster:
Registrieren: Ihr*e Arbeitgeber*in teilt einen Registrierungslink, über den Sie sich im Lease a Bike Portal anmelden.
Bestellcode erhalten: Nach der Freigabe durch Ihr Unternehmen bekommen Sie automatisch einen individuellen Bestellcode.
Rad aussuchen: Mit dem Code wählen Sie Ihr Wunschrad bei einem Fachhandelspartner vor Ort. Marke und Radtyp sind frei wählbar, passende Geschäfte zeigt unsere Händlersuche.
Überlassungsvertrag unterschreiben: Sie und Ihr*e Arbeitgeber*in unterzeichnen ihn digital im Portal.
Umwandlung starten: Ab jetzt wird die Rate monatlich von Ihrem Bruttogehalt einbehalten. Ein möglicher Arbeitgeberzuschuss senkt Ihren Anteil.
Rad nutzen: Sie fahren das Rad privat und dienstlich, grundsätzlich über 36 Monate. Danach übernehmen Sie es, geben es zurück oder leasen mit Ihrem Bestellcode ein neues.
Gut zu wissen: Die Umwandlung muss für die Zukunft vereinbart sein. Ein bereits verdienter Lohn lässt sich nämlich nicht nachträglich umwandeln. Deshalb unterschreiben Sie den Überlassungsvertrag, bevor die erste Rate einbehalten wird.
Wie viel spare ich durch die Gehaltsumwandlung?
Wie hoch Ihre Ersparnis ausfällt, hängt von Ihrer persönlichen Situation ab. Zwei Effekte greifen dabei ineinander: Erstens sinkt Ihr zu versteuerndes Brutto, was Steuern und Sozialabgaben reduziert. Zweitens wird die private Nutzung nur mit einem geringen geldwerten Vorteil angesetzt. Wie stark beides wirkt, bestimmen vor allem vier Faktoren:
Ihr Steuersatz: Je höher Ihr persönlicher Steuersatz, desto mehr bringt Ihnen die Umwandlung.
Der Preis des Rades: Bei hochwertigen E-Bikes fällt der absolute Vorteil besonders groß aus. Ein gutes Pendel-Pedelec kostet schließlich schnell 3.000 bis 5.000 Euro.
Ein Arbeitgeberzuschuss: Übernimmt Ihr Unternehmen einen Teil der Rate, sinkt Ihr eigener Anteil zusätzlich.
Der Vorsteuerabzug Ihres Unternehmens: Ist Ihr*e Arbeitgeber*in vorsteuerabzugsberechtigt, wandeln Sie in der Regel nur die Netto-Leasingrate um. Das erhöht Ihre Ersparnis.
Der Effekt: Gegenüber dem Kauf sparen Sie mit Lease a Bike bis zu 40 Prozent. Ihren konkreten Betrag rechnen Sie am besten mit unserem Dienstradleasing-Rechner durch.
Was hat es mit dem geldwerten Vorteil auf sich?
Die private Nutzung des Dienstrads ist ein geldwerter Vorteil, den Sie versteuern müssen – allerdings nur gering. Für Fahrräder und Pedelecs gilt seit 2020 die 0,25-Prozent-Regel. Offiziell heißt das: Pro Monat wird 1 Prozent eines auf volle 100 Euro abgerundeten Viertels der unverbindlichen Preisempfehlung angesetzt.
Die folgende Rechnung macht das greifbar: Liegt die Preisempfehlung Ihres Rades bei 3.000 Euro, beträgt ein Viertel 750 Euro, abgerundet also 700 Euro. 1 Prozent davon ergibt 7 Euro im Monat. Diesen Betrag rechnet Ihr*e Arbeitgeber*in Ihrem Brutto für die Steuer- und Beitragsberechnung hinzu. Er bleibt über die gesamte Laufzeit gleich und auch der Arbeitsweg ist damit abgegolten. Maßgeblich ist die Preisempfehlung inklusive Umsatzsteuer – nicht der tatsächlich gezahlte Kaufpreis. Ein Rabatt im Fachhandel senkt den geldwerten Vorteil also nicht.
Andere Regeln beim S-Pedelec.
Das gilt allerdings nur für Pedelecs bis 25 km/h, die verkehrsrechtlich als Fahrräder gelten. S-Pedelecs bis 45 km/h gelten dagegen als Kraftfahrzeuge und benötigen Versicherungskennzeichen und Führerschein. Steuerlich werden sie wie Elektro-Dienstwagen behandelt, der Arbeitsweg wird deshalb zusätzlich versteuert.
Gehaltsumwandlung, Zuschuss oder Gehaltsextra: Was ist der Unterschied?
Gehaltsumwandlung, Zuschuss oder Gehaltsextra – alle drei Wege führen zum Dienstrad, unterscheiden sich aber in der Finanzierung:
Gehaltsumwandlung: Der Standardfall. Sie tragen die Rate selbst, sie wird dabei von Ihrem Bruttogehalt einbehalten. Den geldwerten Vorteil versteuern Sie.
Gehaltsumwandlung mit Zuschuss: Ihr*e Arbeitgeber*in übernimmt einen Teil der Rate – etwa über den Fairbetrag. Dabei gibt Ihr Unternehmen seine eingesparten Sozialversicherungsbeiträge an Sie weiter. Der geldwerte Vorteil bleibt in der Regel bestehen.
Gehaltsextra: Ihr*e Arbeitgeber*in stellt Ihnen das Rad zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zur Verfügung. Die Überlassung ist dann steuerfrei, ein geldwerter Vorteil fällt nicht an. Für S-Pedelecs gilt das allerdings nicht.
Tipp: Welches Modell es in Ihrem Unternehmen gibt, legt Ihr*e Arbeitgeber*in fest. Fragen Sie am besten direkt bei Ihrer Personalabteilung nach, ob es einen Zuschuss oder ein Gehaltsextra gibt. Schon ein kleiner Zuschuss senkt Ihre monatliche Belastung.
Was sollten Sie vor der Gehaltsumwandlung beachten?
36 Monate sind eine lange Zeit – Jobwechsel, Elternzeit oder Krankheit können schließlich jederzeit dazwischenkommen. Diese Punkte sollten Sie deshalb kennen, bevor Sie sich für das Dienstradleasing per Gehaltsumwandlung entscheiden:
Teilnahme: Leasen können in der Regel sozialversicherungspflichtig Beschäftigte, deren Arbeitgeber*in das Modell anbietet. Ihr Brutto muss die Rate tragen, Minijobs sind deshalb meist ausgeschlossen. Mehr dazu im Beitrag Für welche Beschäftigungsverhältnisse ist Dienstradleasing möglich?
Rente: Weil Ihr sozialversicherungspflichtiges Brutto sinkt, fällt auch Ihr Rentenanspruch etwas geringer aus. Wie stark dies der Fall ist, lesen Sie im Beitrag Wie wirkt sich Dienstradleasing auf meine Rente aus?
Elternzeit und lange Krankheit: Fällt die Lohnfortzahlung weg – etwa nach mehr als 42 Tagen Krankheit mit Krankengeldbezug – springt der Ratenausfallschutz ein. Das Rad bleibt bei Ihnen, nach der Unterbrechung setzt die Umwandlung wieder ein. Details finden Sie im Beitrag Was passiert mit dem Dienstrad bei Elternzeit oder langer Krankheit?
Jobwechsel: Verlassen Sie das Unternehmen vor Ablauf der 36 Monate, ist das Rad nicht automatisch weg. Insgesamt gibt es vier Wege, darunter die Übernahme des Rades oder die Übertragung des Vertrags auf Ihr neues Unternehmen nach Bonitätsprüfung.
Übrigens: Ob ein Kaufangebot möglich ist, prüfen wir rechtzeitig vor Vertragsende. Übernehmen Sie das Rad, versteuert die Lease a Bike Deutschland GmbH einen möglichen geldwerten Vorteil nach § 37b EStG. Ihnen entstehen dadurch keine zusätzlichen Steuerkosten. Ein Anspruch auf ein Kaufangebot oder auf den Erwerb des Fahrrads besteht nicht.
Checkliste: Bin ich bereit für die Gehaltsumwandlung? beim Dienstradleasing?
Bietet mein*e Arbeitgeber*in Dienstradleasing per Gehaltsumwandlung an?
Bin ich sozialversicherungspflichtig beschäftigt? (Minijob reicht meist nicht)
Ist mir klar, dass die Rate vom Brutto einbehalten wird und nicht vom Netto?
Weiß ich, wie der geldwerte Vorteil nach der 0,25-Prozent-Regel berechnet wird?
Gibt es einen Arbeitgeberzuschuss oder ein Gehaltsextra?
Fahre ich ein Pedelec oder ein S-Pedelec? (S-Pedelecs werden anders versteuert)
Habe ich den Überlassungsvertrag vor der ersten Rate unterschrieben?
Ist mir bewusst, dass die Umwandlung meinen Rentenanspruch geringfügig senkt?
Habe ich meinen Vorteil mit dem Dienstradleasing-Rechner durchgerechnet?
Unsere Autorin
Anna Veldtrup
Anna Veldtrup ist als Teamleiterin im Bereich Customer Service und Claims Management seit 2024 bei Lease a Bike und sorgt mit ihrem Team täglich für höchste Kundenzufriedenheit und reibungslose Abläufe. Am liebsten ist sie mit ihrem Gravelbike in der Natur unterwegs ist.